Научно-исследовательский фонд образцов

Общие положения

Научно-исследовательский фонд образцов Минералогического Музея им.А.Е.Ферсмана РАН создан в 2016 году с целью сохранения и накопления аналитических данных об образцах коллекций Музея, предоставления и обмена веществом и информацией с заинтересованными организациями и индивидуальными исследователями на территории Российской Федерации и за ее пределами.

Включению в Фонд подлежат образцы минералов и горных пород, метеориты, биоминералы, синтетические материалы, продукты измельчения вышеперечисленных объектов, препараты в виде полированных шлифов, аншлифов, шашек на основе эпоксидной смолы и другие виды препаратов, результаты исследования образцов в виде химических составов, порошковых рентгенограмм, инфракрасных, рамановских, ЭПР и ЯМР-спектров, оптических констант, кристаллографических и структурных характеристик минералов и других результатов, а также фотографий (в том числе микрофотографий) образцов. Фонд формируется по мере поступления запросов (заявок) на исследования, а также за счет передачи в Музей рабочих материалов исследований или другими способами.

По запросу (заявке) Фонд предоставляет вещество для исследования при условии последующей передачи в Фонд полученных аналитических данных и обязательного указания в опубликованных работах источника материала с номерами образцов и полным наименованием Музея.

1. Заявка может быть подана в печатном виде по электронной почте (mineral@fmm.ru), обычной почте или лично из рук в руки. Заявку может подать любой самостоятельный исследователь, имеющий постоянное место работы в научной организации и/или научные публикации по минералогии и смежным областям знания. От студентов и аспирантов (лаборантов, вахтеров и т.д.) заявки не принимаются, но их научный руководитель может подать заявку на материал, необходимый для работы студента.
2. Заявка составляется в свободной форме. В заявке должна содержаться информация о необходимом размере образца/пробы и методах, которыми он будет исследован. Если планируется использование неразрушающих методов исследования, препараты и образцы после окончания исследования должны быть возвращены в музей за исключением заранее оговоренных случаев.
3. По заявке составляется стандартный акт передачи, который должен содержать прописанную гарантию передачи полученных аналитических данных, препаратов и остатка образцов Музею и указания в опубликованных работах (статьях в рецензируемых научных изданиях и сборниках, монографиях, тезисах докладов и др.) источника материала с номерами образцов и полным наименованием Музея, а также возвращения в Музей неиспользованных остатков образцов или всех образцов, если исследования не были проведены в оговоренный срок.
4. Желательно указание предпочтительного способа получение образцов (отправка почтой, передача из рук в руки и др.). Отправка почтой за пределы Российской Федерации не осуществляется.
5. Заявка должна содержать контактные данные исследователей и организации, в которой это исследование проводится.

Порядок рассмотрение поступившей заявки

1. Заявку поступает ответственному лицу – сотруднику Музея, курирующему работу с данной заявкой от отбора проб до внесения полученных результатов в базу данных.
2. Определяется потенциальная возможность выделить материал из имеющихся образцов основного фонда и рабочих материалов.
3. Если выделить материал невозможно или предлагаемое исследование не добавляет новой минералогической информации – пишется отказ.
4. Если выделить материал возможно - определяется оптимальный образец для этого (может потребоваться минералогическое исследование одного или нескольких образцов из коллекции) и выделяется необходимое количество материала.
5. Образец, от которого производится отбор, фотографируется (или используется уже имеющаяся фотография) и отмечается место отбора. Если однозначности при отборе достичь трудно, необходимо ввести в базу данных словесный комментарий.
6. Произведший отбор сотрудник заносит имеющуюся информацию в базу данных в соответствии с установленным порядком или предоставляет данные и проверяет факт ввода данных через имеющего доступ к базе данных сотрудника.

Порядок внесения информации в базу данных фонда

1. Работа с базой данных осуществляется только имеющими доступ сотрудниками.
2. Каждому образцу Фонда присваивается индивидуальный номер и постоянное место хранения, где хранятся, в случае их наличия, образец и/или сделанные из него препараты (полированные шлифы, аншлифы, шашки на основе эпоксидной смолы и др.).
3. При записи образца в электронную базу данных фонда указываются его номер, если материал отобран из уже записанного в основной фонд Музей образца – музейный номер, место хранение, размер образца/количество вещества, лицо, для которого отобран материал с контактной информацией и указанием организации и страны, цель исследования, а также даты выдачи образца и возврата информации и/или образца.
4. Если физически вещество не отделялось (в случае задействования образцов основного фонда) или образец полностью истрачен на аналитические исследования, это отмечается в электронной базе данных путем проставления отметки в отдельной графе и в постоянном месте хранения путем маркирования специально оговоренным способом.
5. Отдельно указывается ответственное лицо – сотрудник Музея, курирующий работу с данной заявкой.
6. Полученные аналитические данные приводятся с приложением, при их наличии, химических анализов, порошковых рентгенограмм, инфракрасных, рамановских, ЭПР и ЯМР-спектров, оптических констант, фотографий и других графических данных в электронном (обязательно) и в бумажном (по-возможности) виде. Передавая данные, исследователи дают согласие на хранение (и обработку) этих данных в информационной системе Фонда.
7. В случае использования полученных данных в публикациях, указываются полные ссылки на публикации и, по возможности, прикладываются их электронные версии.

Сроки рассмотрения заявок и ожидания результатов

1. Музей выносит решение по заявке в течение двух недель с момента ее поступления.
2. Исследователям дается три месяца с момента выдачи образца на проведение запланированных работ и передачу результатов в Музей.
3. Если по истечении установленного времени аналитические данные и неиспользованные остатки образцов (если таковые имеются) не были переданы, все отобранные образцы возвращаются в Музей.
4. Срок работ может быть продлен еще на срок до шести месяцев при предварительном согласовании с Музеем.
5. В случае необходимости проведение длительных исследований (со сроком год и более), это предварительно оговаривается в заявке и рассматривается в индивидуальном порядке.
6. При публикации данных, полученных на материале Фонда, обязательна ссылка на номер образца (препарата) и на Фонд.
7. Если информация и/или вещество не были переданы в Музей в течение установленных сроков, прекращается дальнейшее сотрудничество с исследователями, подавшими заявку, и организацией заявителя.